案例分析题宏远公司20周年庆典活动结束后，公司办公室文员负责本次庆典文件资料的清退工作。分管副总经理检查这项工作的落实情况时，发现办公室文员没收齐该清退的文件：如XX局长的讲话稿、会议须知、xx晚报对宏远公司50周年庆典新闻报道等；不需要清退的文件却收了不少。在与会者清退的文件中，有的缺页，有的缺份，有的破损。办公室文员不仅没有采取任何补救措施，也没有向分管档案工作的领导汇报此事。

请你结合会议文件资料清退的操作步骤有关知识，对案例进行分析说明。